SAP MM Modülünde Finansal Entegrasyonun Temeli: Değerleme Sınıfı ve Hesap Tayini

SAP MM (Malzeme Yönetimi) modülünde, bir malzemenin finansal kayıtlarının doğru muhasebe hesaplarına yönlendirilmesi oldukça kritik bir konudur. Bu konuda Değerleme Sınıfı önemli bir rol oynamaktadır.

Değerleme Sınıfı Nedir?

Değerleme sınıfı, bir malzemenin hangi G/L hesabına (Genel Muhasebe Hesabı) kaydedileceğini belirleyen sınıflandırmadır. Her malzeme, bir değerleme sınıfına ait olur ve bu sınıf aracılığıyla malzemenin muhasebe karşılığı tanımlanır.

Malzemenin hangi değerleme sınıfına ait olduğunu görmek için MM03 işlem koduna giderek Muhasebe 1 sekmesine giriş yapıyoruz.

Bu sınıflar, sistemin malzeme türüne göre hangi hesapları kullanması gerektiğini bilmesini sağlar. Aralarındaki bu ilişkiyi OMSK işlem kodu ile görebiliriz.

Bu ekran sayesinde malzeme türünün çalıştığı hesap sınıfı referansı ile birlikte bu hesap sınıfının birlikte çalıştığı değerleme sınıflarına dolaylı bir şekilde ulaşmış oluruz.

İlk ekranda görmüş olduğumuz Kahve malzemesi HAWA Ticari Mal malzeme türüne ait bir malzemeydi. Bu malzemenin çalıştığı Hesap Referansının 0005 olduğunu görüyoruz. 0005 Hesap Referansının da karşılığının 3100 Değerleme sınıfı olduğunu 3. Ekranımızda görmüş olduk. Bu şekilde ilk ekrandaki Muhasebe sekmesinde 3100 Değerleme sınıfının sağlamasını yapmış olduk.Şimdi değerleme sınıfına günlük bir hayattan örnek vererek konumuza devam edelim.

Diyelim ki bir üretim şirketindesiniz ve 1000 kg hammadde alımı yaptınız. Malzemenin:

• Malzeme türü: Hammadde

• Değerleme sınıfı: 3100

• Hareket türü: 101 (Mal kabulü)

• İşlem anahtarı: BSX (Stok girişinde kullanılır)

  
  

Sistem bu bilgilere bakarak, 1530100001– Hammadde Stokları hesabına otomatik olarak kayıt atar. Aynı zamanda, bu işlem sırasında karşı hesaba (Bunu WRX Fatura Girişi’den alır) fatura girişinde kayıt yapılır. Tüm bu uyarlamaları OBYC işlem kodundan takip edebilirsiniz. Aşağıda ilgili ekranlar bulunmaktadır. (Bu ekranlarda bulunan hesaplar gerçeği yansıtmamaktadır. Örnek olarak doldurulmuştur.)

OBYC İşlem Kodu İle;

SAP’nin hangi hareket için, hangi değerleme sınıfıyla, hangi muhasebe hesabına kayıt yapacağını belirleyebiliriz. Ayrıca. Bu ekranda “BSX”, “WRX” gibi işlem anahtarlarına göre G/L hesaplarını eşleyebiliriz.

Şimdi gelelim diğer konumuza. Peki Hesap Tayini nedir?

Hesap Tayini Nedir?

Hesap Tayin Kategorisi, SAP’de bir satın alma işleminde parasal kaydın (muhasebe kaydının) nasıl yapılacağını belirler.

Bu kategori SAP’ye şunu söyler:Bu satın aldığın şey, stok mu olacak? Masrafa mı yazılacak? Eğer masrafa yazılacaksa, hangi yardımcı bilgileri girmelisin? (örn: maliyet merkezi, demirbaş no, proje no, vb.)

Neden Kullanılır?

SAP’de her satın alma işlemi mutlaka bir G/L (muhasebe) hesabına kayıt olur. Ama bu hesabın belirlenmesi için sistemin bazı şeyleri bilmesi gerekir:

1. Bu alım stok mu olacak?

2. Yoksa doğrudan bir departmana mı harcanacak?

3. Eğer harcamaysa, hangi departman/maliyet merkezi/demirbaş/proje ile ilişkilendirilecek?

   
   

İşte bu soruların cevabı, hesap tayin kategorisi ile belirlenir.

 En Yaygın Hesap Tayin Kategorileri ve Anlamları

Kategori	Açıklama	Gerekli Bilgiler	Kullanım Örneği
K	Maliyet Merkezi (Cost Center)	G/L hesabı + Cost Center	Ofis malzemesi alımı
A	Demirbaş (Asset)	G/L hesabı + Asset No	Bilgisayar alımı
P	Proje (WBS Element)	G/L hesabı + Proje kodu	Proje bazlı malzeme alımı
U	Bilinmeyen	Kullanıcı sipariş sırasında belirler	Serbest seçim
F	Sipariş (Order)	G/L hesabı + Sipariş no (CO)	Üretim siparişi giderleri

Hesap planın nasıl çalıştığını anlamak için Örnek senaryo üzerinden anlatmaya çalışalım:

Satın alma departmanı, ofis için 10 adet sandalye alacak.. Bu sandalyeler stoklanmayacak, doğrudan belirli bir departmanında kullanılacak. Bu durumda sistem şunu bilmeli:

Ben bu 10 sandalyeyi masraf olarak nereye yazayım?

Burada hesap tayini olarak K kategorisi seçilir. (Cost Center bazlı)

SAP bu durumda senden şunları ister:

• G/L hesabı → Hangi muhasebe hesabına yazılsın? (örnek: 654321 – Ofis donanım giderleri)

• Cost Center → Hangi departmana ait? (örnek: 1001 – IT)

Bunlar girildiğinde, SAP bu işlemi muhasebeye otomatik ve doğru şekilde yansıtır.

Hesap Tayinlerini görüntülemek için bize gereken işlem kodu OME9 ‘dur.

Örnek olarak belirtmek gerekirse biz bir satınalma siparişi oluşturmak istediğmizde hesap tayini olarak K seçtiğimizde sistem bizden ana hesap ve masraf yerini isteyecektir. Bunu daha önce de belirtmiştik. Bu ana hesabı ilgili alana yazdığımızda dikkat etmemiz gereken bir konu vardır;

Seçtiğiniz G/L hesabı, şirket kodunun bağlı olduğu hesap planı içinde tanımlı olmak zorundadır.

Yani, K kategorisiyle girilen G/L hesabı, geçerli hesap planı içinde varsa kullanılabilir.

Hesap tayini konusunu son olarak toplarmak gerekirse;

• Hesap tayin kategorisi, SAP’ye satın alma işleminin muhasebeye nasıl yazılacağını söyler.

• Hangi alanların girileceğini (maliyet merkezi, demirbaş vs.) bu kategori belirler.

• G/L hesabı + yardımcı hesaplarla birlikte otomatik muhasebe yapılır.

• Her kategori farklı kullanım senaryolarına hizmet eder (stoklu, stok dışı, proje bazlı vs.)

  
  

Sistem bu şekilde tasarlandığında;

• Kullanıcılar manuel muhasebe hesabı seçmek zorunda kalmaz.

• Sistem hatasız ve hızlı bir şekilde muhasebe entegrasyonunu sağlar.

• Şirketler malzeme türlerine göre maliyetlerini ve stok değerlerini ayrıştırabilir.

  
  

Evet sonuç olarak;Değerleme sınıfı, SAP MM içinde malzemenin finansal kimliği iken, Hesap tayini ise bu kimliğe göre doğru muhasebe hesaplarına otomatik yönlendirme yapan akıllı eşleştirme sistemidir.